संस्थागत घटनाओं और स्थानीय प्रोटोकॉल में घटनाओं का आयोजन करने वाली पेशेवर एजेंसियों का मूल्य

15 वीं और 16 नवंबर, 2018  को मैड्रिड में होने वाले संचार और घटनाओं के VI विश्वविद्यालय कांग्रेस के अवसर  पर  स्थानीय प्रोटोकॉल की थीम के तहत  जो जनता की एक बड़ी संख्या के संस्थागत प्रमुखों के एक बड़े हिस्से को एक साथ लाता है। प्रशासन, मैं इन पेशेवरों को संबोधित कुछ प्रतिबिंबों को उठाना चाहूंगा, इस बारे में कि इस तरह की संस्थागत घटनाओं में इवेंट एजेंसियां ​​क्या योगदान दे सकती हैं ताकि वे केवल आपूर्तिकर्ताओं के रूप में माना जाना बंद कर दें।

वर्किंग ग्रुप इवेंट्स

संस्थागत आयोजनों में उन हस्तियों को ध्यान में रखना बहुत जरूरी है जो इस कार्यक्रम में भाग लेंगी और संस्था जो आयोजन करती है, साथ ही उनके प्रतिनिधि भी शामिल हैं, लेकिन इसका मतलब यह नहीं है कि इस कार्यक्रम में बजट की परवाह किए बिना रचनात्मकता और चपलता की कमी है। यह माना जाता है कि गंभीरता गतिशीलता और मनोरंजन के साथ बाधाओं पर नहीं है, क्योंकि एक गंभीर और गंभीर कार्य भी मनोरंजक हो सकता है, यह विभिन्न तत्वों के संयोजन का मामला है जो प्रदर्शन की जाने वाली घटना की गंभीरता से अलग नहीं होता है।

इस प्रकार के आयोजनों में वास्तव में क्या महत्वपूर्ण है, इस पर एक प्रतिबिंब बनाया जाना चाहिए, यदि वे चिह्नित उद्देश्य पर प्रतिक्रिया देते हैं, जिन संदेशों को प्रेषित किया जाना है, प्रोटोकॉल का पालन किया जाना, एक अच्छे मंचन के लिए, या घटना के डिजाइन में एक एकीकृत दृष्टि है जो उद्देश्यों और हितों को जोड़ती है, और यही वह जगह है जहां पेशेवर घटना संगठन एजेंसियां ​​इस प्रकार की घटना को अंजाम देने के आरोप में संस्थागत प्रबंधकों के सच्चे सहयोगी बन सकती हैं।

एक उदाहरण के रूप में हम  उत्तरी मोरक्को में महिलाओं के लिए अफ्रीका फाउंडेशन फॉर द अफ्रीका फाउंडेशन की प्रस्तुति के लिए वीमेन फॉर अफ्रीका फाउंडेशन द्वारा आयोजित कार्यक्रम को देख सकते हैं  , जो अफ्रीकी महिलाओं के बीच ज्ञान पैदा करने, संचारित करने और साझा करने के लिए समर्पित है। मुझे पता है कि यह एक स्थानीय घटना नहीं है, लेकिन शायद यह हमें यह देखने में मदद करेगा कि संस्थागत निर्णयों और घटना के अंतिम परिणाम के बीच एक अच्छा संतुलन कैसे हो सकता है।

यह आयोजन जुलाई 2018 में मैड्रिड के एंडेसा के मुख्यालय में आयोजित किया गया था, और एक आयोजन आयोजन एजेंसी ने इसके संगठन में भाग लिया: ईडीटी, जो इस आयोजन के मंचन और उत्पादन के लिए जिम्मेदार था, जो आयोजनों के आयोजन के लिए एक प्रशिक्षण केंद्र, इस्माको, जिसने योगदान दिया इस घटना के जटिल प्रोटोकॉल में सहयोग करने के लिए बड़ी संख्या में इंटर्न और, ज़ाहिर है, प्रमोटर।

फाउंडेशन के मानद अध्यक्ष, एचएम ला रीना लेटिज़िया की अध्यक्षता और राज्य के महत्वपूर्ण व्यक्तित्वों ने भाग लिया, जिसमें कांग्रेस के अध्यक्ष, सरकार के उपाध्यक्ष, स्वायत्तशासी राष्ट्रपति के अध्यक्ष सहित महान सम्मान की घटना शामिल है। समुदाय, और हाल ही में जारी कार्यकारी के 6 मंत्रियों, अफ्रीकी राजदूतों, महापौरों, व्यापारिक दुनिया के कर्तव्यों और व्यक्तित्वों के अध्यक्ष।

EDT एजेंसी ने एक अंतर अंतरिक्ष को डिज़ाइन किया, जो कि अपने ब्लॉग में इंगित किया गया था, “नींव की पहचान करने वाले गर्म रंगों की ग्राफिक रेखा” का पालन किया और “एक ऐसा वातावरण बनाया जिसने बाकी अंतरिक्ष की प्रस्तुति को अलग कर दिया और, इसके अलावा, गिना तीन विभेदित कार्यात्मक क्षेत्रों के साथ ”, एक प्रदर्शनी क्षेत्र, मंच क्षेत्र और एक बड़े फोटोकॉल वाला क्षेत्र।

अधिकारियों के आगमन, बधाई लाइनों और संक्षिप्त ‘नेटवर्किंग’ के जटिल प्रोटोकॉल को देखते हुए प्रतीक्षा समय से बचने के लिए। सभी मुख्य अधिकारियों, ‘लॉज डी नादोर’ नामक एक फोटोग्राफी प्रदर्शनी का डिजाइन किया गया था, जहां इस कार्यक्रम में उपस्थित लोगों ने अधिनियम शुरू होने तक नादोर शहर की महिलाओं के कई चित्रों का आनंद लेने में सक्षम थे।

प्रवेश द्वार पर EDT ने एक बड़े फ़ोटोकॉल और एक प्रेस प्लेटफ़ॉर्म की व्यवस्था की, जिसमें व्यक्तिगत रूप से आमंत्रित किए गए कार्यक्रम को मीडिया के लिए रखा गया था और जो उन लोगों के लिए उपलब्ध था जो इस क्षण को अमर बनाना चाहते थे।

मध्य भाग में, मुख्य असेंबली स्थित थी, जिसमें दो विशाल स्क्रीन के साथ एक परिपत्र मंच मंच था, जहां एक्ट के प्रस्तुतकर्ता मोनिका कारिलो, परियोजना के प्रतिनिधियों को रास्ता दे रही थी।

भाषण बहुत संक्षिप्त और अलग-अलग स्वरूपों में थे (कुछ के बारे में सोचने के लिए, क्योंकि यह बहुत अधिक खेल को बदलने या अन्य प्रकार के दर्शनीय स्थलों के साथ व्याख्यान को संयोजित करने के लिए है), व्याख्यान से संक्षिप्त शब्द, एक गोल मेज पर रास्ता देने के लिए जिसमें एना बैंको, बैंको सेंटेंडर के अध्यक्ष, बरबरा हेंड्रिक्स, फाउंडेशन की सलाहकार परिषद के सदस्य और स्पेनिश विश्वविद्यालयों के सेक्टरों के सम्मेलन के अध्यक्ष रॉबर्टो फर्नांडीज ने उन परिस्थितियों को हल करने की आवश्यकता पर टिप्पणी की, जो महिलाएं रोज अफ्रीका में रहती हैं।

यह कार्यक्रम कई वीडियो और लोगों के साथ सक्रिय था, जिन्होंने अनुभव, संगीत प्रदर्शन और प्रशंसापत्र सुनाए, जिन्होंने इस घटना को बहुत चपलता और लय दिया, जिसकी गंभीरता ने इस के उद्देश्यों के लिए विरोध का एक श्वेत नहीं लिया, व्यक्तित्वों ने भाग लिया और जनता उन्होंने भाग लिया और उन्होंने इसे धीरज के साथ माना।

पेशेवरों का एक आदर्श संयोजन जो बहुत अच्छी तरह से समझते थे कि किन उद्देश्यों को हासिल करना है।

स्थानीय प्रोटोकॉल की चुनौती

VI कांग्रेस “स्थानीय प्रोटोकॉल स्थान को पुनः प्राप्त करने, साथ ही XXI सदी के समाज के लिए जिम्मेदार लोगों की नई भूमिका या भूमिका को परिभाषित करने की आवश्यकता को उठाती है,” और यह कम के लिए नहीं है, खासकर अगर हम आंकड़े देखें स्पेन में स्थानीय संरचना बनाना: आठ हजार से अधिक नगरपालिका, पचास परिषद और द्वीप परिषद और सैकड़ों छोटे स्थानीय निकाय।

मैं इसे स्थानीय कांग्रेस विशेषज्ञों को उन घटनाओं, उनके प्रोटोकॉल, उनके संचार, उनकी छवि और प्रक्षेपण, और विचारों, प्रस्तावों और ज्ञान हस्तांतरण से समृद्ध एक बहस से ऐसा करने के लिए अवसर प्रदान करने के लिए VI कांग्रेस की सफलता मानता हूं। क्योंकि अगर मेरे पास कुछ है, तो यह है कि हम अच्छी घटनाओं को डिजाइन करने के लिए संसाधनों में सबसे कमजोर कड़ी का सामना कर रहे हैं, लेकिन क्षमता में समृद्ध, दिन के अनुभव और नागरिकों से अधिक निकटता।

स्थानीय प्रोटोकॉल के इन सभी पेशेवरों के लिए, मैं आपको घटनाओं को आयोजित करने वाली एजेंसियों के साथ बातचीत करने के लिए भी प्रोत्साहित करता हूं, क्योंकि इन सबके बीच, हम अपने कार्यों को समृद्ध कर सकते हैं और, जो अधिक महत्वपूर्ण है, उस पेशे की दृश्यता के लिए काम करना जो अभी भी कई लोगों द्वारा समझा जाता है, जैसे कि खानपान, पार्टियां और बोटोस।

इवेंट एजेंसियां, आपूर्तिकर्ताओं से अधिक

व्यावसायिक दृष्टिकोण से, मेरा मानना ​​है कि कई संस्थानों को उत्पादन, खानपान या प्रौद्योगिकी के मात्र आपूर्तिकर्ताओं से अधिक पेशेवर इवेंट कंपनियों को देखना शुरू करना चाहिए, और इस बात पर थोड़ा अधिक भरोसा करना चाहिए कि वे क्या योगदान दे सकते हैं, बिना किसी बहाने के बजट को काम पर रखने वाली एजेंसियों को रोकना कार्यक्रम आयोजित करें।

मेरा मानना ​​है कि संस्थागत घटनाओं में संभावित बदलाव के मुख्य क्षेत्रों में से एक कार्यक्रम ही है, खुद को अनुक्रम, आमतौर पर दोहराव और लंबी अवधि के प्रवचनों के साथ संतृप्त, एक पूर्वनिर्धारित स्क्रिप्ट के साथ जहां नायक मुख्य अधिकारी हैं, बहुत अनुकूल नहीं है अपने हस्तक्षेप को कम करें, बिना यह जाने कि महत्वपूर्ण क्या उद्देश्य है और शब्द के माध्यम से उन्हें संबोधित किए जाने वाले दर्शकों के साथ जुड़ना है, लेकिन दृश्य तत्वों का भी, मंचन, प्रौद्योगिकियों का, या गतिशील और भागीदारी गतिविधियों को प्रस्तुत करना जो उपस्थित लोगों को देखने से रोकते हैं। हर समय घड़ी में।

एक घटना शुद्ध लाइव संचार है, और इसलिए हमारे पास केवल हमारे दर्शकों से जुड़ने का अवसर है, लेकिन हम इसे अधिक गतिशीलता और सक्षम किए बिना, जहां तक ​​संभव हो, उपस्थित लोगों की भागीदारी के बिना इसे प्राप्त नहीं कर सकते हैं।

प्रोटोकॉल, सुरक्षा, गंभीरता, गंभीरता, संस्थागत घटनाओं के संकेत हैं, लेकिन अगर हम रचनात्मकता और महान गुणवत्ता को जोड़ते हैं, तो घटना एक सच्ची संचार रणनीति बन जाती है जो उस संस्था को अच्छा लाभ दिलाती है जो इसे आयोजित करती है। यदि हम यह भी चाहते हैं कि घटना मीडिया द्वारा कवर की जाए, तो एक चुस्त और गतिशील डिजाइन अभी भी अधिक महत्वपूर्ण है, जो मीडिया के हिस्से पर ब्याज की गारंटी देने के लिए घटना के दौरान और बाद में सामग्री को उत्पन्न करने से पहले और उसके बाद अतिरिक्त मूल्य प्रदान करता है।

क्यों एक पेशेवर घटना एजेंसी है

इस सब के लिए, मुझे लगता है कि संस्थागत कार्यक्रमों में कार्यक्रम आयोजित करने के लिए पेशेवर एजेंसियों का होना महत्वपूर्ण है, क्योंकि वे दूसरों के बीच कई ताकत प्रदान करते हैं:

  • अनुभव
  • घटना की एकीकृत दृष्टि और रणनीतिक रूप से इसे डिजाइन करने की क्षमता।
  • वे अतिरिक्त मूल्य बनाते हैं, इसके बिना एक बड़ा बजट नहीं होता है।
  • गठजोड़, घटना संगठन एजेंसियों के पास प्रौद्योगिकी, खानपान, फर्नीचर, अंतरिक्ष प्रबंधन आदि प्रदान करने वाली कंपनियों के साथ महत्वपूर्ण समझौते हैं। ये गठजोड़ इन सेवाओं के बजट को कम करने की अनुमति देते हैं।
  • ग्राहक की जरूरतों का विश्लेषण करने और उनकी ताकत और कमजोरियों की पहचान करने की क्षमता, रचनात्मक और कल्पनाशील प्रस्ताव बनाना
  • वे उद्देश्य के आधार पर कई ईवेंट प्रस्ताव पेश करते हैं और संस्थागत ग्राहक द्वारा विचार किए जाने वाले संशोधनों को बनाने के लिए एक बड़ी क्षमता और चपलता रखते हैं।
  • वे उपसर्ग द्वारा बजट में समायोजित करते हैं, इसे लाभदायक बनाने के लिए सबसे अच्छा विकल्प देते हैं और इस घटना से नुकसान नहीं होता है।
  • वे तकनीकी उत्पादन कार्य करते हैं, जो समाधान प्रदान करते हैं जो घटना में मूल्य जोड़ते हैं।
  • इसमें अत्यधिक बहुमुखी और बहु-विषयक पेशेवरों की टीम है, जो अच्छे परिणाम प्राप्त करने के लिए घटना के सभी हिस्सों को संबोधित करने की अनुमति देता है।
  • उन्हें पता है कि अनुभवात्मक घटनाओं और कार्यों को कैसे डिज़ाइन करना है जो दर्शकों की भागीदारी और बातचीत की गारंटी देता है, वांछित सगाई प्राप्त करता है   ।
  • वे संदेश की पहुंच को यथासंभव अधिक से अधिक बढ़ाते हैं ताकि यह अधिकतम जनता तक पहुंच सके और प्रदर्शन के कई संकेतकों को मापना और मापना संभव हो सके।
  • घटना को ट्रैक करें और परिणाम मापें।

और, इन सबसे ऊपर, भले ही आप अन्यथा सोचते हों, वे आपके बजट को कम करते हैं और गुणवत्ता और अच्छे कामकाज की गारंटी प्रदान करते हैं। इसलिए VI कांग्रेस में इस मुद्दे के बारे में बात करना अच्छा होगा कि कुछ महत्वपूर्ण, अनुबंध और निविदाएं जो कि सार्वजनिक प्रशासन घटनाओं के संगठन के लिए करते हैं और जो कभी-कभी अधिकारियों द्वारा लिखी जाती हैं जो यह नहीं जानते हैं कि किसी कार्यक्रम को आयोजित करने का क्या मतलब है , अन्य बहुत पारदर्शी नहीं हैं, या इस तरह के खंडों के साथ जो इस घटना में प्रवेश करने के लिए संभव नहीं हैं।

मैं स्थानीय हित, स्थानीय प्रोटोकॉल के एक विषय का प्रचार करने के लिए VI कांग्रेस के प्रवर्तकों के प्रति अपना आभार व्यक्त करना बंद नहीं करना चाहता। बेशक, मैं इस नियुक्ति को याद नहीं करना चाहता।

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